«Створення ефективної структури громадської організації»
19.10.2012
Публікація надрукована мовою оригіналу:
http://www.civicua.org/library/view.html?topic=1903379
«Створення ефективної структури громадської організації»
Створення структури громадської організації (далі - ГО) відбувається на початковому етапі створення, реєстрації організації та затвердження її статуту. Однак дійсно ефективна структура ГО будується безпосередньо під час діяльності, а тому тематика цієї статті однаково цікава як для новостворених ГО, так і для ГО із багаторічним досвідом діяльності. Поняття "ефективна структура ГО" слід розуміти як такий взаємозв’язок складових частин ГО, завдяки якому забезпечується результативне виконання завдань та досягнення цілей ГО шляхом найбільш плідної реалізацій її членами та структурними підрозділами своїх функцій. Створення ефективної структури ГО надає змогу забезпечувати координацію та контроль за діяльністю підрозділів і працівників. Одна й та сама структура не може підходити для всіх типів організацій, але кожна організація володіє тією або іншою структурою, яка пристосована до досягнення конкретної мети. Структура дає змогу членам/працівникам усвідомити своє місце в ГО й одночасно забезпечує координацію функцій, які вони виконують. Основними характеристиками структури організації є розподіл на певні структурні елементи, підзвітність та підлеглість. Слід пам'ятати, що будь-яка організація не буде працювати ефективно, якщо в ній немає чіткого розподілу обов'язків та персональної відповідальності. Умовно можна розподілити структури ГО на демократичні та авторитарні, і обидва цих типи мають право на існування. В багатьох випадках чітко побудована вертикальна система керівництва, яка має риси авторитарності, буде більш результативною. Концентрація повноважень в руках керівника ГО та його найближчого оточення дозволяє швидко приймати рішення та втілювати їх, а також достеменно визначити, хто конкретно несе відповідальність за кожне із цих рішень. В демократичних організаціях має бути від початку побудована "система стримувань і противаг" між різними керівними органами, щоб одноособовий керівник або один з колегіальних органів не здійснили нелегітимне "захоплення влади" у вже діючій і відомій організації. Певні елементи структури ГО є обов’язковими, тобто передбачені законодавством України. Відомості про них мають міститись у статуті. До таких структурних елементів ГО слід віднести: Вищий орган управління ГО. Відповідно до п. 10 ст. 10 нового Закону України "Про громадські об’єднання" 2012 р. (далі – Новий закон) таким органом може бути з'їзд, конференція, загальні збори тощо. Слід зазначити, що традиційним для України є найменування вищого органу управління загальними зборами, однак, згаданий закон дозволяє надати цьому органу будь-яку іншу назву (слід тільки прописати у статуті, що саме цей орган є вищим органом управління). Радимо пам’ятати, що при виборі назви цьому органу необхідно розібратися у її етимології та змісті. Наприклад, термін "консиліум" є недоречним для найменування органу управління ГО. У статуті слід чітко визначати порядок скликання вищого органу управління, його компетенцію, склад. Порядок скликання та проведення з’їзду впливає на демократичність чи авторитарність процесів в організації та пов'язаний із ним. З’їзд може складатися безпосередньо із членів організації або їх представників (делегатів). Організаціям з кількістю членів до 100 осіб підходить перший варіант, а більшим організаціям – другий. При створенні організації слід передбачити потенціал її зростання, щоб не зіткнутись із проблемами у збиранні кворуму зі значної кількості членів. Порядок обрання делегатів має бути визначений у статуті. Делегатів може бути фіксована (наприклад, по 3 від кожного осередку) чи нефіксована кількість (пропорційно кількості членів або інших показників). Він може бути також деталізований у рішеннях постійнодіючого колегіального керівного органу. Члени ГО. Ефективність структури ГО знаходиться у прямій залежності від чіткого визначення: хто може бути її членами, які вимоги ставляться до членів, який порядок набуття та припинення членства. Члени ГО – є первинною найважливішою організаційною ланкою діяльності ГО. Отже, слід запобігти таким здавалось би технічним проблемам, коли незрозуміло, кому подавати заявку на вступ до ГО, як швидко має прийматися рішення про прийняття у члени, де зберігаються дані про членів тощо. Бази даних членів організації є цінним об’єктом інтелектуальної власності, а також захищаються законодавством про захист персональних даних, тому доступ до них повинні мати лише найбільш відповідальні активісти або працівники. Права і обов’язки членів, порядок вступу, виходу та виключення з організації мають бути чітко визначені. Можна передбачити після подання заяви: 1) автоматичний вступ, 2) вступ за рішенням одного з керівних органів; 3) вступ за поданням одного з органів до іншого. Члени можуть бути індивідуальні та колективні (наприклад, за чинним законом – колективи підприємств, установ, організацій, а фактично, найчастіше – інші громадські організації). Члени можуть бути повні та асоційовані. Відповідно до діючого нині Закону України "Про об’єднання громадян" (далі – Діючий закон) одним із принципів створення і діяльності організації є рівноправність їх членів (учасників). Отже, уповноважені працівники Державної реєстраційної служби України іноді обґрунтовано заперечували про можливість існування асоційованого та повноправного членства з різним обсягом прав. Слід зазначити, що у Новому законі таке положення відсутнє. Отже, у статуті може бути передбачене асоційоване членство (на певний строк, прийняття за особливою процедурою, відсутність права голосу на засіданнях органів управління тощо), а також повноправне, яке передбачає безстроковість, широке коло прав та обов’язків (наприклад, повні члени володіють виборчими правами і сплачують членські внески, а асоційовані – приймають участь в діяльності організації без жодних обов’язків та без виборчих прав). Слід зазначити також, що у Діючому законі визначено, що "громадські організації можуть не мати фіксованого індивідуального членства. У діяльності громадських організацій у випадках, передбачених їх статутами, можуть брати участь колективні члени". Уповноваженими державними органами це трактувалося так, що в громадській організації обов’язково має бути передбачене індивідуальне членство, але може бути і колективне. У нормах Нового закону такі терміни не застосовуються, а визначено, що громадська організація - це громадське об'єднання, засновниками та членами (учасниками) якого є фізичні особи. Громадська спілка - це громадське об'єднання, засновниками якого є юридичні особи приватного права, а членами (учасниками) можуть бути юридичні особи приватного права та фізичні особи. Особливим видом членства в ГО є почесне, яке теж має бути передбачено у статуті організації. Виконавчий орган ГО. Цей орган є постійнодіючим центральним органом, склад якого має бути чітко визначений у статуті. Зазвичай, особи входять у склад виконавчого органу за посадами. Законодавство не обмежує у виборі назви для цього органу, однак радимо називати його максимально лаконічно та відмінно від назв інших органів (наприклад, у місцевих осередках). Радимо, визначаючи склад виконавчого органу, врахувати специфіку діяльності організації та роль різних структурних елементів в діяльності ГО. Представники усіх значимих підрозділів ГО мають бути у складі виконавчого органу (як з функціональної, так і з територіальної точки зору). Може бути створено один або декілька виконавчих органів - Форум, Президія, Рада, Президентська рада, Рада голів відділень і т.д. Ці органи можуть бути підпорядковані один-одному, або ні. Може діяти менший орган у складі більшого для оперативнішого вирішення менш значущих питань (наприклад, Президентська рада з 5 осіб у складі Ради організації з 25 осіб). Ці органи можуть по-різному формуватись: обиратись на з’їзді повністю чи частково, автоматично формуватись з керівників відділень, секцій та груп і т.д. Керівник ГО. Зазвичай, це президент, голова тощо, який очолює виконавчий орган. У статуті має бути безальтернативно визначені повноваження, порядок призначення та звільнення з посади, термін повноважень. Необхідне визначення порядку виконання повноважень керівника у разі його тимчасової відсутності або дострокового припинення повноважень. Обсяг повноважень одноособово керівника та його заступників, порядок їх призначення та звільнення безпосередньо пов'язаний із демократичністю чи авторитарністю організації. Але зайві крайнощі, коли керівника можна буде змінити за рішенням менш ніж 25% членів організації (наприклад, 50% делегатів приїхали на загальні збори і 50% з прибулих проголосували за зміну керівника), є недопустимими, оскільки призведуть до нестабільності, внутрішньоорганізаційних конфліктів. У демократичних організаціях бажано передбачити строк повноважень від 2 до 4 років, оскільки менше – занадто мало, щоб керівник проявив себе та ввів бажані зміни, а більше – він може "звикнути" до перебування на своїй посаді. Бажано передбачити неможливість переобрання на третій термін підряд, адже зміна керівництва – це зажди новий виток розвитку організації. Також, у ефективній структурі ГО доцільним є впровадження посади віце-президента (або іншої подібної посади). В залежності від масштабу організації, об’єму роботи для керівних органів статутом може бути передбачено призначення одного, двох, трьох віце-президентів або передбачена лише наявність такої посади. Він може обиратись на загальних зборах, призначатись рішенням постійнодіючого колегіального керівного органу або рішенням Президента. Обов’язково повинна бути визначена процедура призначення та звільнення з цієї посади, при чому, оскільки Віце-президент має бути правою рукою Президента, думку останнього необхідно враховувати при визначенні його кандидатури (наприклад, обирати з осіб, визначених за поданням Президента). Відокремлені структурні підрозділи. Це поняття є тотожнім до поняття "місцеві осередки". Ефективність діяльності ГО залежить від територіального розповсюдження такої діяльності. Для всеукраїнських та міжнародних організацій законодавець вимагає розповсюдження їх діяльності хоча б на 14 адміністративно-територіальних одиниць України. Однак, звичайно, ефективна структура ГО передбачає існування осередків у всіх регіонах, а бажано і областях України. Крім того, у статуті може бути передбачене існування інших виконавчих, управлінських органів, ревізійної комісії тощо. Доцільність їх створення повинна зважуватися засновниками та членами організації з огляду на цілі, специфіку та масштаби діяльності ГО. Орган для виконання організаційної роботи може носити назву секретаріату, апарату чи інші, має очолюватись Президентом та/або Виконавчим директором і складатись з постійних штатних працівників організації. Його існування і функції (в загальному вигляді) також мають бути передбачені в Статуті. Досвід показує, що покладення буденної роботи (електронні розсилки, листування і т.п.) ефективно навіть у невеликих організаціях покладати на штатних працівників, щоб у активістів було більше часу для творчої роботи на розвиток організації. Але керівні функції цьому органові передавати не бажано. Звичайно, кількість працівників секретаріату, наявність офісу та офісного обладнання залежить від розвитку та доходів організації. В організаціях, які стрімко розвиваються, для забезпечення розподілу повноважень між різними гілками влади та запобігання зловживанням з боку керівних органів необхідною є ревізійна комісія (наглядова рада). Закон не забороняє, щоб у склад ревізійної комісії входили члени виконавчих органів, але це суперечить логіці створення такого органу та його функціям. Також можуть бути створені внутрішньоорганізаційні комісії, комітети, секції, форуми та інші структурні підрозділи для окремих цілей. Слід зазначити, що ми не рекомендуємо обтяжувати статут зайвими розділами та положеннями, які не вимагає законодавство. З іншого боку, він має бути достатньо детальним та вичерпним. Адже статут – це основний документ ГО, який повинен містити загальні засади, принципи, норми діяльності, та є відкритим для ознайомлення контрагентами, державними органами тощо. Також, ми рекомендуємо прийняття та затвердження окремих положень для місцевих осередків, якими б конкретизувався порядок роботи цих відокремлених підрозділів. Необхідним є прийняття положень про членство (про членські внески), про комісії та інші внутрішні документи в залежності від цілей, специфіки діяльності ГО. Недоцільно залишати у структурі ГО підрозділи, які не працюють, не мають дійсних працівників/членів. Це призводить до зниження ефективності структури в цілому, запровадження пагубної практики в організації (поганий приклад для інших структурних підрозділів). Загалом важливими факторами ефективної структури ГО також є: Запровадження певних традицій, звичаїв, ритуалів (наприклад, урочиста посвята у члени ГО, спільне святкування свят, пов’язаних із діяльністю ГО, проведення щорічних заходів, святкування річниць створення організації тощо); Створення, реєстрація та використання символіки ГО; Інтенсивна інформаційна кампанія про ГО, створення для неї позитивного іміджу. В процесі діяльності ГО треба удосконалювати її організаційну структуру, вносячи відповідні зміни до статуту, приймаючи нові внутрішні документи відповідно до потреб організації. Анцут Еліна,
старший юрист
http://www.civicua.org/library/view.html?topic=1903379
«Створення ефективної структури громадської організації»
Створення структури громадської організації (далі - ГО) відбувається на початковому етапі створення, реєстрації організації та затвердження її статуту. Однак дійсно ефективна структура ГО будується безпосередньо під час діяльності, а тому тематика цієї статті однаково цікава як для новостворених ГО, так і для ГО із багаторічним досвідом діяльності. Поняття "ефективна структура ГО" слід розуміти як такий взаємозв’язок складових частин ГО, завдяки якому забезпечується результативне виконання завдань та досягнення цілей ГО шляхом найбільш плідної реалізацій її членами та структурними підрозділами своїх функцій. Створення ефективної структури ГО надає змогу забезпечувати координацію та контроль за діяльністю підрозділів і працівників. Одна й та сама структура не може підходити для всіх типів організацій, але кожна організація володіє тією або іншою структурою, яка пристосована до досягнення конкретної мети. Структура дає змогу членам/працівникам усвідомити своє місце в ГО й одночасно забезпечує координацію функцій, які вони виконують. Основними характеристиками структури організації є розподіл на певні структурні елементи, підзвітність та підлеглість. Слід пам'ятати, що будь-яка організація не буде працювати ефективно, якщо в ній немає чіткого розподілу обов'язків та персональної відповідальності. Умовно можна розподілити структури ГО на демократичні та авторитарні, і обидва цих типи мають право на існування. В багатьох випадках чітко побудована вертикальна система керівництва, яка має риси авторитарності, буде більш результативною. Концентрація повноважень в руках керівника ГО та його найближчого оточення дозволяє швидко приймати рішення та втілювати їх, а також достеменно визначити, хто конкретно несе відповідальність за кожне із цих рішень. В демократичних організаціях має бути від початку побудована "система стримувань і противаг" між різними керівними органами, щоб одноособовий керівник або один з колегіальних органів не здійснили нелегітимне "захоплення влади" у вже діючій і відомій організації. Певні елементи структури ГО є обов’язковими, тобто передбачені законодавством України. Відомості про них мають міститись у статуті. До таких структурних елементів ГО слід віднести: Вищий орган управління ГО. Відповідно до п. 10 ст. 10 нового Закону України "Про громадські об’єднання" 2012 р. (далі – Новий закон) таким органом може бути з'їзд, конференція, загальні збори тощо. Слід зазначити, що традиційним для України є найменування вищого органу управління загальними зборами, однак, згаданий закон дозволяє надати цьому органу будь-яку іншу назву (слід тільки прописати у статуті, що саме цей орган є вищим органом управління). Радимо пам’ятати, що при виборі назви цьому органу необхідно розібратися у її етимології та змісті. Наприклад, термін "консиліум" є недоречним для найменування органу управління ГО. У статуті слід чітко визначати порядок скликання вищого органу управління, його компетенцію, склад. Порядок скликання та проведення з’їзду впливає на демократичність чи авторитарність процесів в організації та пов'язаний із ним. З’їзд може складатися безпосередньо із членів організації або їх представників (делегатів). Організаціям з кількістю членів до 100 осіб підходить перший варіант, а більшим організаціям – другий. При створенні організації слід передбачити потенціал її зростання, щоб не зіткнутись із проблемами у збиранні кворуму зі значної кількості членів. Порядок обрання делегатів має бути визначений у статуті. Делегатів може бути фіксована (наприклад, по 3 від кожного осередку) чи нефіксована кількість (пропорційно кількості членів або інших показників). Він може бути також деталізований у рішеннях постійнодіючого колегіального керівного органу. Члени ГО. Ефективність структури ГО знаходиться у прямій залежності від чіткого визначення: хто може бути її членами, які вимоги ставляться до членів, який порядок набуття та припинення членства. Члени ГО – є первинною найважливішою організаційною ланкою діяльності ГО. Отже, слід запобігти таким здавалось би технічним проблемам, коли незрозуміло, кому подавати заявку на вступ до ГО, як швидко має прийматися рішення про прийняття у члени, де зберігаються дані про членів тощо. Бази даних членів організації є цінним об’єктом інтелектуальної власності, а також захищаються законодавством про захист персональних даних, тому доступ до них повинні мати лише найбільш відповідальні активісти або працівники. Права і обов’язки членів, порядок вступу, виходу та виключення з організації мають бути чітко визначені. Можна передбачити після подання заяви: 1) автоматичний вступ, 2) вступ за рішенням одного з керівних органів; 3) вступ за поданням одного з органів до іншого. Члени можуть бути індивідуальні та колективні (наприклад, за чинним законом – колективи підприємств, установ, організацій, а фактично, найчастіше – інші громадські організації). Члени можуть бути повні та асоційовані. Відповідно до діючого нині Закону України "Про об’єднання громадян" (далі – Діючий закон) одним із принципів створення і діяльності організації є рівноправність їх членів (учасників). Отже, уповноважені працівники Державної реєстраційної служби України іноді обґрунтовано заперечували про можливість існування асоційованого та повноправного членства з різним обсягом прав. Слід зазначити, що у Новому законі таке положення відсутнє. Отже, у статуті може бути передбачене асоційоване членство (на певний строк, прийняття за особливою процедурою, відсутність права голосу на засіданнях органів управління тощо), а також повноправне, яке передбачає безстроковість, широке коло прав та обов’язків (наприклад, повні члени володіють виборчими правами і сплачують членські внески, а асоційовані – приймають участь в діяльності організації без жодних обов’язків та без виборчих прав). Слід зазначити також, що у Діючому законі визначено, що "громадські організації можуть не мати фіксованого індивідуального членства. У діяльності громадських організацій у випадках, передбачених їх статутами, можуть брати участь колективні члени". Уповноваженими державними органами це трактувалося так, що в громадській організації обов’язково має бути передбачене індивідуальне членство, але може бути і колективне. У нормах Нового закону такі терміни не застосовуються, а визначено, що громадська організація - це громадське об'єднання, засновниками та членами (учасниками) якого є фізичні особи. Громадська спілка - це громадське об'єднання, засновниками якого є юридичні особи приватного права, а членами (учасниками) можуть бути юридичні особи приватного права та фізичні особи. Особливим видом членства в ГО є почесне, яке теж має бути передбачено у статуті організації. Виконавчий орган ГО. Цей орган є постійнодіючим центральним органом, склад якого має бути чітко визначений у статуті. Зазвичай, особи входять у склад виконавчого органу за посадами. Законодавство не обмежує у виборі назви для цього органу, однак радимо називати його максимально лаконічно та відмінно від назв інших органів (наприклад, у місцевих осередках). Радимо, визначаючи склад виконавчого органу, врахувати специфіку діяльності організації та роль різних структурних елементів в діяльності ГО. Представники усіх значимих підрозділів ГО мають бути у складі виконавчого органу (як з функціональної, так і з територіальної точки зору). Може бути створено один або декілька виконавчих органів - Форум, Президія, Рада, Президентська рада, Рада голів відділень і т.д. Ці органи можуть бути підпорядковані один-одному, або ні. Може діяти менший орган у складі більшого для оперативнішого вирішення менш значущих питань (наприклад, Президентська рада з 5 осіб у складі Ради організації з 25 осіб). Ці органи можуть по-різному формуватись: обиратись на з’їзді повністю чи частково, автоматично формуватись з керівників відділень, секцій та груп і т.д. Керівник ГО. Зазвичай, це президент, голова тощо, який очолює виконавчий орган. У статуті має бути безальтернативно визначені повноваження, порядок призначення та звільнення з посади, термін повноважень. Необхідне визначення порядку виконання повноважень керівника у разі його тимчасової відсутності або дострокового припинення повноважень. Обсяг повноважень одноособово керівника та його заступників, порядок їх призначення та звільнення безпосередньо пов'язаний із демократичністю чи авторитарністю організації. Але зайві крайнощі, коли керівника можна буде змінити за рішенням менш ніж 25% членів організації (наприклад, 50% делегатів приїхали на загальні збори і 50% з прибулих проголосували за зміну керівника), є недопустимими, оскільки призведуть до нестабільності, внутрішньоорганізаційних конфліктів. У демократичних організаціях бажано передбачити строк повноважень від 2 до 4 років, оскільки менше – занадто мало, щоб керівник проявив себе та ввів бажані зміни, а більше – він може "звикнути" до перебування на своїй посаді. Бажано передбачити неможливість переобрання на третій термін підряд, адже зміна керівництва – це зажди новий виток розвитку організації. Також, у ефективній структурі ГО доцільним є впровадження посади віце-президента (або іншої подібної посади). В залежності від масштабу організації, об’єму роботи для керівних органів статутом може бути передбачено призначення одного, двох, трьох віце-президентів або передбачена лише наявність такої посади. Він може обиратись на загальних зборах, призначатись рішенням постійнодіючого колегіального керівного органу або рішенням Президента. Обов’язково повинна бути визначена процедура призначення та звільнення з цієї посади, при чому, оскільки Віце-президент має бути правою рукою Президента, думку останнього необхідно враховувати при визначенні його кандидатури (наприклад, обирати з осіб, визначених за поданням Президента). Відокремлені структурні підрозділи. Це поняття є тотожнім до поняття "місцеві осередки". Ефективність діяльності ГО залежить від територіального розповсюдження такої діяльності. Для всеукраїнських та міжнародних організацій законодавець вимагає розповсюдження їх діяльності хоча б на 14 адміністративно-територіальних одиниць України. Однак, звичайно, ефективна структура ГО передбачає існування осередків у всіх регіонах, а бажано і областях України. Крім того, у статуті може бути передбачене існування інших виконавчих, управлінських органів, ревізійної комісії тощо. Доцільність їх створення повинна зважуватися засновниками та членами організації з огляду на цілі, специфіку та масштаби діяльності ГО. Орган для виконання організаційної роботи може носити назву секретаріату, апарату чи інші, має очолюватись Президентом та/або Виконавчим директором і складатись з постійних штатних працівників організації. Його існування і функції (в загальному вигляді) також мають бути передбачені в Статуті. Досвід показує, що покладення буденної роботи (електронні розсилки, листування і т.п.) ефективно навіть у невеликих організаціях покладати на штатних працівників, щоб у активістів було більше часу для творчої роботи на розвиток організації. Але керівні функції цьому органові передавати не бажано. Звичайно, кількість працівників секретаріату, наявність офісу та офісного обладнання залежить від розвитку та доходів організації. В організаціях, які стрімко розвиваються, для забезпечення розподілу повноважень між різними гілками влади та запобігання зловживанням з боку керівних органів необхідною є ревізійна комісія (наглядова рада). Закон не забороняє, щоб у склад ревізійної комісії входили члени виконавчих органів, але це суперечить логіці створення такого органу та його функціям. Також можуть бути створені внутрішньоорганізаційні комісії, комітети, секції, форуми та інші структурні підрозділи для окремих цілей. Слід зазначити, що ми не рекомендуємо обтяжувати статут зайвими розділами та положеннями, які не вимагає законодавство. З іншого боку, він має бути достатньо детальним та вичерпним. Адже статут – це основний документ ГО, який повинен містити загальні засади, принципи, норми діяльності, та є відкритим для ознайомлення контрагентами, державними органами тощо. Також, ми рекомендуємо прийняття та затвердження окремих положень для місцевих осередків, якими б конкретизувався порядок роботи цих відокремлених підрозділів. Необхідним є прийняття положень про членство (про членські внески), про комісії та інші внутрішні документи в залежності від цілей, специфіки діяльності ГО. Недоцільно залишати у структурі ГО підрозділи, які не працюють, не мають дійсних працівників/членів. Це призводить до зниження ефективності структури в цілому, запровадження пагубної практики в організації (поганий приклад для інших структурних підрозділів). Загалом важливими факторами ефективної структури ГО також є: Запровадження певних традицій, звичаїв, ритуалів (наприклад, урочиста посвята у члени ГО, спільне святкування свят, пов’язаних із діяльністю ГО, проведення щорічних заходів, святкування річниць створення організації тощо); Створення, реєстрація та використання символіки ГО; Інтенсивна інформаційна кампанія про ГО, створення для неї позитивного іміджу. В процесі діяльності ГО треба удосконалювати її організаційну структуру, вносячи відповідні зміни до статуту, приймаючи нові внутрішні документи відповідно до потреб організації. Анцут Еліна,
старший юрист
